Rozporządzenie w sprawie ochrony danych osobowych, które weszło w życie 25 maja 2018 r. dotyczy również adwokata. Każdy #adwokat powinien stosować się do przepisów #RODO. #Adwokat dokonuje przetwarzania danych osobowych w ramach prowadzonej działalności zawodowej, albowiem wiąże się to bezpośrednio z udzielaniem pomocy prawnej.
Przetwarzane są dane osobowe klientów, stron postępowania. Przetwarzanie danych przez adwokata może mieć charakter zautomatyzowany, czyli odbywać się będzie przy użyciu nowoczesnych technologii informatycznych, ale również w sposób ręczny, jak to ma miejsce w przypadku akt sprawy.
#Adwokat przetwarza dane w celach takich, jak: świadczenie pomocy prawnej, w tym występowanie w imieniu klienta przed sądami i urzędami lub jednostkami organizacyjnymi organów ścigania, udzielanie porad prawnych, opracowywanie projektów dokumentów i aktów prawnych; wykonywanie umowy z klientem; spełnianie wymogów wynikających z przepisów podatkowych i o rachunkowości, a w tym prowadzenie dokumentacji podatkowej oraz przechowywanie dowodów księgowych; archiwizacji zgodnie z odrębnymi przepisami.
#Adwokat przetwarza najczęściej następujące kategorie danych: imię i nazwisko, adres korespondencyjny, dane kontaktowe, informacje dotyczące sprawy, która może być przedmiotem pomocy prawnej.
Istotą zawodu adwokata, zgodnie, odpowiednio, z art. 4 ust. 1 Ustawy Prawo o Adwokaturze, polega na świadczeniu wszechstronnej pomocy prawnej zainteresowanym osobom. W celu prawidłowego świadczenia pomocy prawnej, adwokat z założenia musi pozyskać i następnie przetwarzać dane osobowe klientów, stron postępowania, a także osób trzecich wskazywanych w toku prowadzonych spraw, a także osób niezbędnych dla wykonania usługi pomocy prawnej.
Dla skutecznego i prawidłowego wykonywania zadań wynikających z umowy z klientem niezbędnym jest to, by adwokat we własnym zakresie decydował o zakresie celów dla, których należy określone dane pozyskać i sposobów, w który należy je przetwarzać. Pełne uzależnienie w tym zakresie od klienta może utrudnić, a nawet uniemożliwić realizację pomocy prawnej.
Analizując proces przetwarzania danych osobowych przez adwokata należy zwrócić uwagę na to, że sposób wykonywania zawodu określony jest przepisami prawa (UPoA) oraz Zbiorem Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu. Jednym z najważniejszych obowiązków nałożonych na adwokata jest konieczność bezwzględnego zachowania tajemnicy zawodowej.
Zgodnie § 19 ZZEAiGZ #adwokat zobowiązany jest zachować w tajemnicy oraz zabezpieczyć przed ujawnieniem lub niepożądanym wykorzystaniem wszystko, o czym dowiedział się w związku z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Oznacza to, że tajemnicą adwokacką należy objąć w szczególności wszelkie znajdujące się w aktach adwokackich materiały, korespondencję, wszelkie wiadomości, a nawet notatki i drobne dokumenty dotyczące sprawy uzyskane, bądź to wprost od klienta, bądź innych osób. Ochrona funkcjonuje niezależnie od miejsca, w którym materiały takie się znajdują.
Artykuł 14 ust. 5 lit. d) RODO stanowi, że obowiązek informacyjny w przypadku pozyskiwania danych osobowych ze źródła innego niż od osoby, której dane dotyczą, nie musi być stosowany w zakresie, w jakim pozyskane dane osobowe muszą być objęte poufnością zawodową na mocy przepisów prawa. Chodzi o tajemnicę adwokacką omawianą wyżej.
Gdyby osoba trzecia, której dane dotyczą zażądała na podstawie art. 15 RODO, udostępnienia informacji o przetwarzaniu jej danych osobowych lub kopii jej danych osobowych, to adwokat musi odmówić ujawnienia tych informacji lub kopii powołując się na prawo swojego klienta do zachowania w tajemnicy jego danych osobowych, co znajduje podstawę w art. 15 ust. 4 RODO.
