Zasady ochrony danych osobowych
w
Kancelaria Adwokacka Gdańsk Adwokat Beata Nowakowska
Jako administrator danych osobowych w ramach indywidualnej praktyki adwokackiej informuję, że stosuję zasady:
1. ZGODNOŚCI Z PRAWEM, RZETELNOŚCI I PRZEJRZYSTOŚCI
Zasada ta mówi o tym, że pozyskane przeze mnie dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby zainteresowanej. Moi klienci zostaną dokładnie poinformowani jakich danych potrzebuję i w jakim celu.
2. OGRANICZENIA CELU I CZASU PRZETWARZANIA DANYCH
Zasada ta mówi o tym, że dane osobowe zbieram wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach związanych z realizacją pomocy prawnej i nie podejmę przetwarzania tych danych na inne celem.
Jednocześnie deklaruję, że czas na jaki zebrane zostaną dane osobowe moich klientów skrócony zostanie do minimum, co nie zwalnia oczywiście z zasady stosowania się do przepisów prawa.
3. ZASADA MINIMALIZACJI DANYCH
Zasada ta mówi, że dane zbieram adekwatnie do aktualnych potrzeb, w zakresie ograniczonym do celów, w których dane są przetwarzane.
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) wprowadziło obok dotychczas funkcjonującej zgody wyrażonej w formie oświadczenia woli, możliwość uznania za ważną zgody wyrażonej w sposób dorozumiany poprzez wyraźne działanie potwierdzające jak dla przykładu wysłanie maila za pośrednictwem formularza, w którym znajduje się jednoznaczna klauzula informacyjna dotycząca związku wysłania maila z zapytaniem a dorozumianą zgodę na obróbkę podstawowych danych kontaktowych.
4. ZASADA PRAWIDŁOWOŚCI DANYCH I ZASADA INTEGRALNOŚCI I POUFNOŚCI
Zasada ta mówi, że dane powinny być zebrane zgodnie ze stanem faktycznym, a w razie stwierdzenia błędu poprawione.
Zasada ta wskazuje na obowiązek przetwarzania danych w sposób gwarantujący bezpieczeństwo danych osobowych, a w tym szczególnie ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem, a także przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, przez zastosowanie odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.
5. OBOWIĄZEK WYKAZANIA ODEBRANIA ZGODY
Zasada ta mówi, że fakt uzyskania zgody powinien być możliwy do udowodnienia. Stosuję cały szereg środków, które pozwalają na potwierdzenie pozyskania zgód. Jego elementem jest konieczność wyboru opcji zgody w formularzu kontaktowym.
6. POWIERZANIE DANYCH OSOBOWYCH STRONOM ZEWNĘTRZNYM
Co do zasady, dane osobowe w zakresie niezbędnym do sporządzenia zgodnych z prawem dokumentów finansowych przekazywane są do biura rachunkowego, z którym wiąże nas umowa gwarantująca przetwarzanie tych danych zgodnie z moimi instrukcjami i Polityką prywatności oraz przy zastosowaniu zgodnych z prawem środków ochrony poufności i bezpieczeństwa informacji przekazanych przez administratora. Pozostałe przypadki przekazywania danych osobowych osobom trzecim wynikają wprost z treści umów wiążących kancelarię z klientami, a w szczególności służą realizacji przedmiotu umowy
Z racji specyfiki wykonywanej pracy, a także w związku z kształceniem aplikantów, dane osobowe mogą zostać powierzone w dobrej wierze osobom wykonującym zawód adwokata lub będącym aplikantami adwokackimi, które w szczególnych przypadkach podejmą się substytucji w razie konfliktu czasowego rozpraw. Każdorazowe powierzenie zostanie skwitowane zobowiązaniem do zachowania zasad ochrony danych osobowych w myśl przepisów RODO, niezależnie od obowiązku zachowania tajemnicy adwokackiej.
7. BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI
Dokładam wszelkich starań, aby chronić moją firmę i moich klientów przed nieuprawnionym dostępem, nieautoryzowaną modyfikacją, ujawnieniem oraz zniszczeniem informacji znajdujących się w posiadaniu mojej kancelarii. W szczególności:
W zakresie obsługi naszej strony internetowej i osadzonej przy niej poczty elektronicznej stosujemy szyfrowanie SSL przez SHA-2 z 2048-bitowym kluczem.
Na bieżąco kontroluję metody gromadzenia, przechowywania i przetwarzania informacji zawierających dane osobowe, by właściwie ocenić ryzyko, a w razie jego stwierdzenia podjąć odpowiednie działania. Dotyczy to również fizycznych środków bezpieczeństwa.
Dostępu do danych osobowych udzielam jedynie tym organom, osobom, organizacjom, które muszą mieć do nich dostęp z racji realizowania umowy, a także, by przetwarzać je na potrzeby realizowanych umów lub obowiązków wynikających przepisami prawa. Zgodnie z treścią przepisów prawa osoby te na mocy prawa są zobowiązane do zachowania ścisłej poufności, a w przypadku niedochowania tych zobowiązań mogą ponieść stosowne konsekwencje.
8. System informatyczny
Oprogramowanie stosowane w mojej kancelarii posiada wbudowane funkcje zabezpieczające i jest na bieżąco aktualizowane. Komptery są zabezpieczone programami antywirusowymi, a bazy danych wirusów są na bieżąco aktualizowane.
Jakkolwiek dostawca oprogramowania oferuje możliwość pracy w 'chmurze” z gwarancją bezpieczeństwa, która wynika ze spełnienia wymogów standardowych klauzul umownych EU i posiadania certyfikat potwierdzającego ochronę danych w chmurze zgodnie z normą ISO 27018, to jednak ze względu na daleko idącą zapobiegliwość nie stosuję składowania danych osobowych w chmurze, ani nie prowadzę żadnych operacji na bazie programów w chmurze.
9. Kanały komunikacji
Jakkolwiek moja kancelaria posiada konta na portalach społecznościowych, to jednak, używane one są do działalności popularyzującej prawidłowe postawy prawne, a nie do udzielania bezpośrednich porad. Nie akceptuję przekazywania informacji o sprawach i danych identyfikujących osobę przez komunikatory społecznościowe. Wszelkie zapytania winny być kierowane za pośrednictwem kanału komunikacji e-mailowej, bądź telefonicznie.
10. Zmiany
Polityka prywatności i zasady ochrony danych osobowych stosowane w mojej kancelarii mogą ulegać zmianom, ale gwarantuję, że każdorazowa zmiana będzie zgodna z przepisami prawa i orzecznictwem, a prawa użytkownika mojego serwisu i usług wynikające z niniejszych Zasad ochrony prywatności nie zostaną ograniczone w żaden sposób bez wyraźnej zgody użytkownika.
Każdorazowo, zmiany Polityki prywatności i Zasad ochrony danych osobowych będą publikowane na stronie internetowej kancelarii, a o szczególnie istornych zmianach poinformuję osoby, których zmiana może dotyczyć, lub poprzez komunikat na stroni.
Kopie wcześniejszych wersji Polityki prywatności i Zasad ochrony danych osobowych zachowuję w archiwum, aby umożliwić zainteresowanym zapoznanie się z nimi w przyszłości.
